QR Code Toolkit

Een basissysteem waar je alle QR-codes in de slimme stad kan beheren en waarmee je deze QR-codes flexibel en onbeperkt koppelt aan informatie, data en andere applicaties.

Wat kan het?

QR-codes kunnen een laagdrempelige en gebruiksvriendelijke manier zijn om data te verzamelen, acties uit te voeren en publieke dienstverlening aan te bieden. Net zoals betalen met een QR-code veel vlotter gaat dan een klassieke bankoverschrijving, kan een stad QR-code alternatieven aanbieden voor allerlei acties in en rond de stad. Zo kan je bvb. een stuk straatmeubilair zien als een zgn. 'touch point' tussen burger en stad.

Met de QR-code toolkit kan je vaste/beweegbare objecten, documenten en andere entiteiten in de stad uitrusten met unieke, dynamische QR-codes. Daarna kan je die objecten/documenten vrij koppelen aan websites, data, systemen, allerlei handelingen (zoals meldingen) en je kan de QR-codes ook in andere applicaties gebruiken.

Het is een generieke en multi-inzetbare basistoepassing waarin je alles van eenvoudige QR-codes die naar een webpagina leiden tot grote hoeveelheden unieke QR-codes voor complexe toepassingen kan beheren. Je behoudt controle en overzicht, en je vermijdt een wildgroei.

De toolkit levert je bovendien QR-codes op die je na het aanbrengen nooit meer hoeft te vervangen, zelfs niet bij complete verandering/uitbreiding van applicaties, websites of het beoogd gebruik.

Gebruikscases

Gent heeft de toepassing stadsbreed beschikbaar gesteld en er zijn reeds QR-codes mee ingezet voor vele doeleinden bij tal van stadsdiensten.

Enkele voorbeelden:

• Wegen-Bruggen-Waterlopen Bijhouden van dagverslagen voor onderhoudstaken. Verzamelen van nuttige gegevens over het gebruikte materiaal en materieel door QR-codes te scannen.

• Toerisme Bevragingen invullen over het toeristisch bezoek aan Gent, in oa. hotels, toeristeninformatie hotspots en aan de toeristische voetgangersbewegwijzering.

• Interne Preventie Contactgegevens achterlaten bij het betreden van een gebouw in het kader van contact tracing. Veiligheidsfiches raadplegen van risicovolle machines.

• Facility Management Zitplaatsen reserveren in een kantoorgebouw.

QR-code mogelijkheden

In de gebruikscases hierboven worden QR-codes op verschillende wijzen gebruikt. De software is flexibel gebouwd om met deze verschillen om te kunnen gaan.

Enkele mogelijke gebruiksvormen van QR-codes:

1. Standalone: QR-code is direct te scannen via de camera app of een QR-code lezer app op het mobiel toestel.

   1. Doorverwijzing naar 1 webpagina of online formulier. (Klassieke QR-code)

   2. Doorverwijzing naar meer dan 1 mogelijke webpagina's. De persoon die scant krijgt op het scherm de keuze dmv. een automatische tussenpagina met configureerbare knoppen. (zgn. Kiosk modus)

2. Geïntegreerd: QR-code is te scannen binnenin een andere applicatie, bvb. in een stadsapp scan je de QR-code om een object te identificeren, een locatie, een document of een handeling te kiezen.

3. Standalone en geïntegreerd combineren en uitbreiden is mogelijk. Een QR-code kan bvb. enerzijds voor een stadsmedewerker een bepaald gebruik toelaten binnenin een stadstoepassing (geïntegreerd), terwijl anderzijds diezelfde QR-code voor de burger het raadplegen van een website mogelijk maakt of eenvoudige kleine toepassingen triggert, bvb. een melding (standalone).

De QR-codes maken personaliseren en vereenvoudigen van processen mogelijk. Bij bvb. een meldingsysteem via QR-codes op vuilnisbakken, hoeft een melder niet zelf aan te duiden over welke vuilnisbak of locatie het gaat. Het systeem kan de meeste nodige informatie automatisch uit de unieke QR-code afleiden.

Uitdagingen

De uitdagingen die tot deze applicatie hebben geleid, zijn:

• Uitdagingen ivm administratie, digitalisering en e-dienstverlening:

  • Bij datagedreven administratieve taken rond het gebruik van materialen, materieel, enz. is er veel potentieel tot digitalisering en kan papierverbruik nog sterk gereduceerd worden.

  • Interactie tussen burgers en publieke diensten kan nog een stuk digitaler, gebruiksvriendelijker, met minder frictie en minder kliks (of beter gezegd 'taps' op mobiele toestellen).

• Uitdagingen van QR-codes, waar de toolkit op inspeelt:

  • Niet meer kunnen wijzigen van eindbestemming van QR-codes. Bij bvb. survey software pakketten, kan de 'URL' (weblocatie) nog een aantal keer wisselen vooraleer de survey definitief gelanceerd wordt. De QR-code moet dan een aantal keer opnieuw gegenereerd worden.

  • QR-codes duurzamer maken. QR-codes geraken vaak uit gebruik, omdat ze naar verouderde bestemmingen of systemen verwijzen die niet meer stroken met hoe applicaties en websites verder evolueren. Het komt regelmatig voor dat (soms grote hoeveelheden) QR-codes moeten vervangen worden bij een minieme wijziging in het concept.

  • Te specifieke inzet van QR-codes. Klassiek worden QR-codes voor zeer specifieke doeleinden of zeer specifiek in 1 bepaalde applicatie ingezet. Dat past niet in 'Agile' software ontwikkeling waarbij je voortdurend verbeteringen wil kunnen aanbrengen en nieuwe zaken wil kunnen uitproberen waar je eerder nog niet aan had gedacht. Een QR-code aangebracht door stadsdienst A voor een bepaald doeleinde zou stadsdienst B moeten kunnen hergebruiken voor een ander doeleinde.

Hoe repliceren?

Om de QR Code toolkit in je stad te introduceren:

1. Installeer de open source basissoftware in je IT-omgeving. Hierbij kies je een centrale domeinnaam waar alle QR-codes naar zullen verwijzen (bvb qr.stad.gent).

2. Je stad kan nu ongelimiteerd QR-codes genereren en instellen.

3. Start met een eerste idee voor een gebruikscase. Genereer een kleine batch ongeregistreerde unieke QR-codes. Breng ze aan op een serie objecten dmv. stickervellen of geprint in een ontwerp. Registreer de QR-codes in het systeem (dat doe je ofwel voor ofwel nadat ze zijn aangebracht, beide zijn mogelijk).

4. Eens de QR-codes in het systeem geregistreerd zijn, configureer je het gedrag van de QR-codes. Testen en aanpassen is steeds mogelijk.

   1. Stadsmedewerkers kunnen zelf via een beheerinterface eenvoudige webpagina bestemmingen instellen voor QR-codes. Meerdere bestemmingen of rechtstreeks naar 1 bestemming instellen is mogelijk. Bij meerdere mogelijke bestemmingen is er een automatische knoppenpagina ingebouwd.

   2. Personaliseren: De meeste websites en formulier tools hebben een systeem van zgn. "parameters" waardoor je naar de bestemming informatie kan meegeven die verschilt per QR-code (bvb. het nummer van een parkeerautomaat). De bestemming van een serie QR-code kan dezelfde zijn, terwijl de parameters verschillen per QR-code. Het IT-team kan dit helpen bekijken en instellen.

   3. Integreren: In de meer geavanceerde gebruikscases schakel je het IT team in om de QR-codes te integreren of te linken met bestaande software en/of data. Dankzij standaarden en de ingebouwde API's is het zelfs mogelijk om totaal nieuwe software voor de QR-codes laten ontwikkelen.

5. Succesvolle tests kan je schalen. Dan registreer je een grotere hoeveelheid QR-codes en voeg je steeds meer "getagde" objecten toe aan het systeem. Je kan in deze fase meer duurzame, weerbestendige stickers gebruiken of zelfs de QR-codes engraveren in robuuste materialen.

6. Elke QR-code die "live" is kan op gelijk welk moment in z'n levensloop geherconfigureerd woden. Dankzij die flexibiliteit kan je de workflow aanpassen aan onvoorziene omstandigheden. Je kan QR-codes ook aanpassen aan tijdelijke veranderingen (bvb. een extra mogelijkheid aan een QR-code toevoegen gedurende een evenement of tijdens een bepaald seizoen). Zelfs jaren nadat de allereerste QR-code gebruikt is voor de eerste test, moet de QR-code zelf nooit vervangen worden.